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6º Principios en tu Sistema de gestión de calidad

A través del sexto principio, la Norma ISO 9001:2015 nos acerca otra herramienta para la gestión efectiva de tu sistema de gestión de calidad. Nuevamente es a partir del Sistema de Gestión que debemos difundir esta herramienta, para que la empresa pueda sostener sus éxitos y conquistar nuevos mercados.

Este principio es uno en los cuales se suelen encontrar a las organizaciones con mayor grado de inmadurez. Por desconocimiento o escasa comprensión, se aprecia que no le sacan todo el provecho que pudieran. Parece ser un principio nuevo, pero su esencia no la es. Esta herramienta propone sencillamente utilizar evidencias científicamente objetivas en base a las cuales tomar decisiones. Evitar percepciones, tendencias o meras especulaciones es el gran desafío que los directores muchas veces deben enfrentar. Solo un análisis integral, completo y cauto es el que debiera arrojar todos los elementos con los cuáles llegar a tomar una decisión. A su vez las mejores evidencias debieran arrojar las mejores decisiones. Trabajar para obtener tales evidencias sería entonces el foco que nos propone este principio.

El máximo valor que tiene hoy una Organización

En la era de la economía digital y en la que los medios informativos explotan por doquier, las empresas deben crear estructuras que le sean propias y que les posibilite aprender y gestionar el conocimiento. Este es el principal recurso que una organización puede llegar a tener en nuestros días y acceder a él debiera ser uno de sus principales objetivos.

Hay que tomar entonces la mejor información que podamos, especialmente todos quienes a un nivel u otro tomamos decisiones. En gestión hablamos fundamentalmente de cuatro fuentes de información:

• la experiencia y las posiciones que adoptan los profesionales,
• la información o evidencia que brinda el contexto local,
• el análisis crítico de la evidencia, resultado de la investigación y
• la visión que tienen las personas sujetos de las decisiones tomadas.

A partir de estas cuatro fuentes debiéramos componer el mejor escenario para la toma de decisiones acertadas. Cuánto pesa una fuente u otra dependerá del tipo de decisión que se tenga que tomar. Una vez recibida la evidencia tenemos que agregarle el otro gran ingrediente: "la crítica". Debemos ser capaces de discernir si la evidencia que tenemos en nuestras manos efectivamente tiene el rigor científico y la objetividad en base a la cual debiéramos tomar la decisión. De esta forma se cierra el círculo para la obtención genuina del conocimiento.

Los Principios claves a la hora de tomar una decisión en base a evidencias, en tu sistema de gestión de calidad

De las distintas fuentes hemos tomado información y con espíritu crítico hemos determinado que en efecto debemos considerar dichas evidencias. Nos queda reforzar otros aspectos, que aunque parezcan arbitrarios no lo son, de ellos depende el acierto y el éxito sostenible de las decisiones tomadas:

1. Si la evidencia indica que tengo que tomar una decisión difícil, hay que dar el paso. Con la misma rigurosidad que le pedimos a las fuentes y al análisis que nosotros mismos hemos realizado, debemos ejecutar la acción.
2. Cuándo vamos a usar una evidencia para tomar una decisión, entonces debemos ser capaces de invertir todos nuestros recursos para que esa evidencia sea recogida de la forma en que debe. El compromiso que pongamos en ello tendrá un alcance económico, actitudinal y disciplinario.
3. Cuando entramos en el camino de las evidencias y de las decisiones a tomar en base a ellas, debemos concebir a la organización como un prototipo, un "algo" que aún no está completamente definido y que está en permanente cambio. Debemos impulsar y promover el aprendizaje constante y la innovación. No dar nada por finalizado o incambiable.

Relacionado con las historias del pasado, hay que preguntarse si el éxito que estamos buscando es el mismo tipo de éxito que se buscaba antes. Muchas veces, especialmente en organizaciones de larga historia, hay una resistencia subyacente a cambiar de estrategias y de tipos de decisiones. Si algo funcionó bien en el pasado, se asume que funcionará del mismo modo ahora. Pero los tiempos y los escenarios cambian, y es clave mantener la cabeza libre de prejuicios o ideas que condicionen la toma de decisiones.

¿Cómo debo hacer exactamente para usar esta herramienta?

Conocemos la herramienta y tenemos la organización y sus problemas, ¿Cómo debo usarla para resolver efectivamente dichos problemas?

1. Lo primero es definir claramente el problema que tenemos. En gestión, este punto puede ser más difícil de lo que parece, especialmente cuando las decisiones deben ser tomadas a nivel de dirección.
2. Recoger los datos y la información interna que se convertirán en los elementos de entrada para mi proceso de evaluación. Es clave asegurarse que la naturaleza de esta información es fiel y segura, muchas veces el problema que definimos anteriormente puede ser reformulado como consecuencia de estos datos.
3. En el caso de la información externa, es imprescindible poder trazar exactamente la fuente de esa información. De manera sistemática se debe poder acudir a ella cada vez que se necesite.
4. Recoger y valorar las opiniones provenientes de los grupos de interés. Hay que identificar para cada problema planteado cuál es ese grupo que nos interés, siendo quienes van a ser afectados por la decisión y quienes pueden aportar un punto de vista importante al momento de decidir.
5. Analizar con un gran espíritu crítico toda la información aportada por cada fuente. Puede servir listar para cada una de las evidencias y posibles decisiones a tomar cuales son las ventajas y desventajas. Generalmente cuando se toma una decisión de peso o de cierto riesgo, existen precisamente los aspectos favorables como los potencialmente desfavorables. Con lógica y con cierto sentido común, preguntarse si la evidencia que estamos considerando aplica al problema en cuestión, y por otro lado preguntarnos si esta evidencia la podemos integrar e implementar para solucionar concretamente el problema y mejorar tu ISO 9001:2015
6. Finalmente debemos analizar y evaluar detenidamente los resultados. Cuando tomamos decisiones y necesitamos evaluar cuan efectivas han sido debemos acudir a la autoevaluación, ya que ha sido un proceso auto dirigido. En este sentido hay que ser muy humilde y abierto a aceptar tanto los aciertos como los errores. No tratar de esconderlos sino capitalizarlos en una próxima mejor experiencia. Elegir un ambiente de trabajo cotidiano es lo más recomendable, ya que en él participan los agentes que regularmente están presentes como parte del contexto del problema.

Este es un principio más del que tienes que basar tu sistema de gestión de calidad para poderle sacar todo el jugo como la fruta más sabrosa.

Este artículo fue obtenido de la página:

http://clubresponsablesdecalidad.com/iso9001-sistema-de-gestion-de-calidad/

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