Por Víctor M. Rodríguez G.
Extracto de conceptos documentados en el artículo "Aprendiendo a Liderar en Toyota" por Steven J. Spear, Harvard Business Review, Mayo 2004
A mis manos llegó este valioso artículo que describe como un talentoso ejecutivo estadounidense aprendió a replicar el ADN del gigante japonés.
Con el objetivo de extraer las perlas de aprendizaje que ahí se describen, me he tomado la libertad de documentar lo que, a mi juicio, representan los puntos más relevantes del artículo.
APRENDIZAJE, ¿Cuáles son los Principios Operacionales Básicos del ADN de Toyota? ¿Por dónde empezar?
Los PRINCIPIOS OPERACIONALES BÁSICOS se listan en forma de lecciones aprendidas por el autor del artículo y que puede ser la referencia vital para iniciar un proceso cultural en una organización bajo la visión del modelo de Toyota.
PRINCIPIOS OPERACIONALES BÁSICOS
Lección No. 1
NO HAY SUSTITUTO PARA LA OBSERVACIÓN DIRECTA
Lección No. 2
LOS CAMBIOS PROPUESTOS DEBEN SER SIEMPRE ESTRUCTURADOS COMO EXPERIMENTO
Lección No. 3
TRABAJADORES Y EJECUTIVOS DEBEN EXPERIMENTAR CON LA MAYOR FRECUENCIA POSIBLE
Lección No. 4
LOS EJECUTIVOS DEBEN ORIENTAR, NO SOLUCIONAR
Toyota es una de las empresas más estudiadas del mundo. Ha atraído la atención de periodistas, investigadores y ejecutivos que buscan desentrañar su famoso sistema de producción. La razón: Toyota, sistemáticamente, ha superado a sus competidores en Calidad, Confiabilidad, Productividad, Reducción de Costos, Crecimiento en Ventas y Participación y Capitalización de mercado.
APRENDIZAJE, ¿Cómo se podría medir el grado de implementación de un modelo de trabajo como el de Toyota? ¿Qué indicadores definir?
Si Toyota constantemente está superando a sus competidores en los términos descritos en el artículo, los Indicadores de medición del progreso del modelo pudieran ser:
INDICADORES DE DESEMPEÑO
- Calidad
- Indicadores tales como: Reclamos, Quejas, Defectivo, Scrap, Mejoras al Producto
- Confiabilidad
- Indicadores como Durabilidad del Producto, Tiempo de Garantía, Ciclo de Vida del Producto, Seguridad, Confianza en los tiempos de entrega
- Productividad
- Indicadores como Eficiencia y Efectividad de Procesos, Indicadores del tipo "Más con Menos"
- Reducción de Costos
- Indicadores de Reducción de Costos, Número de Proyectos
- Crecimiento en Ventas
- Participación y Capitalización de Mercado
La mayoría de los imitadores del modelo de producción de Toyota se han enfocado en el uso de las herramientas que normalmente se aplican en la empresa, en lugar de fijarse en LOS PRINCIPIOS OPERACIONALES BÁSICOS.
APRENDIZAJE, ¿En qué debemos enfocarnos al tratar de implementar el modelo de fabricación de Toyota?
Las empresas NO DEBEN ENFOCARSE en el uso de las Herramientas y Tácticas de Toyota.
Las empresas SE DEBEN ENFOCAR en:
- LOS PRINCIPIOS OPERACIONALES BÁSICOS
- Esos Principios Operacionales Básicos GARANTIZAN el trabajo habitual y el APRENDIZAJE de CÓMO HACER MEJOR LAS COSAS
- Los Principios Operacionales Básicos llevan a LA MEJORA CONTINUA en Confiabilidad, Flexibilidad, Seguridad y Eficiencia
- Esa Mejora Continua permitirá incrementar PARTICIPACIÓN DE MERCADO y RENTABILIDAD
APRENDIZAJE, ¿Cuál ha sido el verdadero logro de Toyota?
El Verdadero Logro de Toyota ha sido:
- No solo hacer uso de ciertas herramientas sino CONVERTIR TODO SU TRABAJO EN UNA SERIE DE EXPERIMENTOS CONTINUOS Y CONCENTRADOS.
APRENDIZAJE, ¿Qué significa Estandarización para Toyota?
- ESTANDARIZACIÓN = Una ESPECIFICACIÓN EXPLÍCITA de CÒMO se realizará el trabajo ANTES DE SU EJECUCIÓN.
- La ESTANDARIZACIÓN es acompañada siempre por un trabajo de pruebas a medida que se realiza.
- El RESULTADO FINAL de la Estandarización es que, las brechas entre las EXPECTIVAS y lo que REALMENTE OCURRE, se manifiestan INMEDIATAMENTE.
- Las BRECHAS entre las EXPECTATIVAS Y LA REALIDAD son INVESTIGADAS.
APRENDIZAJE, ¿Cuál sería una definición del Sistema de Producción Toyota (TPS)?
TPS es un SISTEMA de EXPERIMENTOS CONCERTADOS por medio de los cuales las Operaciones MEJORAN CONSTANTEMENTE.
Es contar con una Organización en la cual los Empleados y Ejecutivos de todos los niveles y funciones son CAPACES de VIVIR esos PRINCIPIOS y ENSEÑAR a otros su aplicación.
APRENDIZAJE, ¿Cuál es la labor de un Ejecutivo en el Sistema de Producción Toyota?
El trabajo de un Ejecutivo en el Sistema de Producción Toyota no es Mejorar las Operaciones en sí, esa labor es de los propios trabajadores. Su papel es el de Ayudarles a Entender esa Responsabilidad y Facultarlos para cumplirla.
El Ejecutivo debe estructurar el Trabajo como una serie de experimentos Generadores de Aprendizaje y Mejoramiento Continuo y a Enseñar a otros a hacer lo mismo.
APRENDIZAJE, ¿Qué Aprendizajes se obtienen en la Línea de Producción?
- Varias Fallas parecen ser causadas por la Interacción de las Personas con las Máquinas.
- Identificar y Resolver Problemas aumenta con la Práctica.
- A una personas se le pide No Deducir porqué una máquina ha fallado, como si fuera un detective resolviendo un delito ya cometido, sino esperar hasta que pudiera observar la falla directamente, en otras palabras, hasta que ésta no revelara lo que se necesitaba saber.
- Es mejor la Observación Directa que la Observación Indirecta (Informes, Entrevistas, Encuestas, Relatos, Datos agregados y Estadísticas).
- Los Experimentos en la Línea de Producción se usan para PROBAR UNA HIPÓTESIS. Los Resultados para PERFECCIONAR O DESCARTAR LA HIPÓTESIS.
- El entrenamiento en piso debe enfocarse a que se pueda EXPLICAR las brechas entre los resultados Anticipados y los Reales.
- Los Cambios en la Línea de Producción se deben presentar como:
- Pruebas de Relaciones Causales
- Explicando el Problema
- La Causa Sospechada
- Cambio Implementado
- El Efecto real de la contramedida sobre el desempeño
- Saber la diferencia entre:
- Mejorar un Proceso teniendo una Idea de cuáles son los problemas y sus soluciones y,
- El enfoque de TPS que es BUSCAR ENTENDER tanto el Problema como la Solución.
- El Foco de Toyota es realizar un GRAN NÚMERO de Experimentos Rápidos y Sencillos.
- NO SE PUEDE "Ensayar" la Ejecución de un Cambio, pero si se puede Ensayar el Proceso de Observar y Poner a Prueba Más de una Vez.
- Llevar a cabo Experimentos de "Factor Único", cambiando pequeños elementos individuales del trabajo en vez de adoptar una perspectiva de Sistema.
- Si cada Ciclo de Aprendizaje se mantiene Pequeño y Limitado, el Aprendiz PUEDE COMETER ERRORES sin que las consecuencias sean graves.
- Los Ejecutivos de Toyota actúan como Facilitadores.
- Los Ejecutivos deben proveedor los RECURSOS NECESARIOS para actuar con rapidez.
APRENDIZAJE FINAL
- La Filosofía Básica de la empresa Toyota es que cualquier Sistema Operacional puede ser mejorado si suficientes personas, de todos los niveles, OBSERVAN y EXPERIMENTAN de cerca.
- Los Esfuerzos de un ALTO EJECUTIVO no deben dirigirse a la Ejecución Directa de las Mejoras, sino a Producir un Núcleo de Excelentes Líderes de Grupo que Aprendieron a través de la EXPERIMENTACIÓN CONTINUA.
- Nadie puede pretender asimilar y mucho menos reproducir, UNA CULTURA tan fuerte y distintiva en unas solas pocas semanas e incluso meses.
Víctor M. Rodríguez G.
Noviembre, 2016
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